Ξεκινώντας θα πρέπει να αναφέρουμε ότι δεν είναι όλα τα συστήματα ERP κατάλληλα για όλες τις επιχειρήσεις. Η δυνατότητα κλιμάκωσης, το κόστος, η λειτουργικότητα, η τεχνολογία κ.α., αποτελούν μερικούς από τους παράγοντες στην επιλογή της κατάλληλης λύσης για τη δική σας επιχείρηση.

Ακολουθώντας τα επόμενα βήματα, μπορείτε να διασφαλίσετε τη σωστή επιλογή.

 

1.       Ξεκάθαρη στρατηγική ERP

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία της επιλογής είναι να έχετε μια ξεκάθαρη επιλογή για το τι ακριβώς περιμένετε από μια λύση ERP. Η ανάπτυξη της στρατηγικής μπορεί να αντιμετωπιστεί ως η εκκίνηση του όλου project. Η στρατηγική θα πρέπει να ξεκαθαρίζει τους στόχους (λειτουργικούς, οργανωτικούς αλλά και γενικότερα), να προβλέπει τις δαπάνες αλλά και τα οφέλη, την τεχνολογία και όλα τα τυχόν υπόλοιπα εμπόδια.

2.       Συγκέντρωση της ομάδας που θα ασχοληθεί με το project

Η ομάδα που θα ασχοληθεί με το project θα πρέπει να αποτελείται από αντιπροσώπους όλων των τμημάτων που θα εμπλακούν με τη χρήση του συστήματος. Αυτό θα βοηθήσει ώστε να μην υπάρχουν προβλήματα στον προσδιορισμό των απαιτήσεων, αλλά και θα έχει γίνει το πρώτο βήμα για τo buy-in του νέου συστήματος. Η ομάδα επιλογής του project είναι πιθανόν ότι θα αποτελέσει και τον πυρήνα της ομάδας ολοκλήρωσης του project μετά την αγορά της λύσης

3.       Προετοιμασία λεπτομερών εγγράφων προμηθειών

Η διαδικασία επιλογής μπορεί να περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό εγγράφων προμηθειών που θα αυξάνει συνεχώς σε λεπτομέρεια (PFPs, RFIs και άλλα). Τα βασικά στοιχεία που θα πρέπει να ζητήσετε από τους κατασκευαστές είναι τα ακόλουθα:

  • Ακριβές κόστος της λύσης βασισμένο στον αριθμό χρηστών, στο λειτουργικό στόχο, στο επίπεδο ολοκλήρωσης και customization, αλλά και στην ίδια την εγκατάσταση.
  • Ταίριασμα λειτουργιών και λύσης. Όπως έχει δείξει η εμπειρία είναι εξαιρετικά αποτελεσματικό να εστιάσετε στα στοιχεία διαφοροποίησης που σας ενδιαφέρουν. Αυτά μπορούν να είναι απαιτήσεις που σχετίζονται με συγκεκριμένες ανάγκες του business, να σχετίζονται με διαδικασίες που είναι μοναδικές στο business ή στον τομέα σας, να αφορούν στην ολοκλήρωση με άλλα συστήματα ή μπορεί να ξεφεύγουν από τα τυπικά στοιχεία ενός συστήματος ERP.
  • Ποιότητα κατασκευαστή. Αυτό σχετίζεται τόσο με τον κατασκευαστή της λύσης όπως και με τον συνεργάτη που θα πραγματοποιήσει την εγκατάσταση (που μπορεί και να μην είναι οι ίδιοι). Στοιχεία που είναι σημαντικά εδώ είναι η οικονομική σταθερότητα, ο αριθμός εγκαταστάσεων και η εμπειρία στο συγκεκριμένο χώρο.

4.       Πραγματοποίηση επιδείξεων

Σε κάποιο σημείο της διαδικασίας επιλογής θα θελήσετε να δείτε επίδειξη από τους κατασκευαστές που έχετε ξεχωρίσει. Για να μπορέσετε να συγκρίνετε σωστά τα συστήματα, είναι εξαιρετικά σημαντικό να δομήσετε προσεκτικά την όλη διαδικασία. Θα πρέπει να προετοιμάσετε και να μοιράσετε τις απαραίτητες οδηγίες. Δώστε σημασία στα σημεία που σας ενδιαφέρον αλλά και γενικότερα στην αίσθηση που αφήνει συνολικά η εφαρμογή.

5.       Μην ξεχνάτε το συνεργάτη εγκατάστασης

Σε κάθε στάδιο της διαδικασίας θα πρέπει να αξιολογείτε και το συνεργάτη που θα πραγματοποιήσει την εγκατάσταση πέρα από το ίδιο το σύστημα. Ο συνεργάτης θα εργαστεί ιδιαίτερα στενά μαζί σας για να εγκαταστήσει το ERP και το πιθανότερο είναι ότι θα συνεχίσει την υποστήριξη του συστήματος. Μια κακή εγκατάσταση μπορεί να δημιουργήσει σημαντικά προβλήματα στην επιχείρηση.

Source: softone