Είναι σχεδόν αδύνατο να προβλεφθούν εκ των προτέρων και με ακρίβεια όλα τα κόστη που συνεπάγεται μια εγκατάσταση ERP. Οι παρακάτω τομείς αντιπροσωπεύουν κάποιους από τους “συνήθεις υπόπτους” για υπέρβαση του προϋπολογισμού.

Εργατικό κόστος: Οι περισσότερες εγκαταστάσεις χρειάζονται περισσότερο χρόνο από εκείνον που υπολογίστηκε αρχικά. Ακόμα κι αν το έργο ολοκληρωθεί στην ώρα του, και πάλι θα έχουν πιθανότατα προκύψει υπερωρίες για το προσωπικό και τους συμβούλους που εμπλέκονται στην εγκατάσταση.

Μετατροπή των δεδομένων: Προκειμένου τα δεδομένα σας να ταιριάζουν με το νέο ERP, θα πρέπει πρώτα να γίνει ένας καθαρισμός και μετατροπή τους. Προκύπτει συχνά η δυσάρεστη έκπληξη να μην αρκεί μια αυτοματοποιημένη λύση για να ολοκληρωθεί σωστά η μετατροπή.

Customization: Η προσαρμογή ενός συστήματος ERP στις ιδιαίτερες ανάγκες μιας εταιρείας είναι μεν δαπανηρή, αλλά το ακριβές της κόστος είναι δύσκολο να υπολογιστεί εκ των προτέρων. Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν είναι σε θέση να προσδιορίσουν σωστά τις ανάγκες τους για παραμετροποιήσεις, οπότε δεν μπορούν και να έχουν ακριβή εικόνα του πόσο θα τους στοιχίσουν αυτές. Ακόμα κι αν ακολουθείτε μια αυστηρή πολιτική αποφυγής τους, είναι πολύ πιθανό ότι θα προκύψει η ανάγκη για κάποιο είδος και βαθμό παραμετροποιήσεων.

Εκπαίδευση: Το κόστος της εκπαίδευσης αποτελεί ένα από τα συχνότερα υποτιμημένα κόστη. Η εγκατάσταση ενός νέου συστήματος ERP προϋποθέτει μεγάλες αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο διεκπεραιώνονται οι διαδικασίες και οι χρήστες θα πρέπει να εκπαιδευτούν τόσο στη χρήση του νέου λογισμικού, όσο και στην τήρηση των νέων αυτών διαδικασιών. Κι αυτό προϋποθέτει όχι μόνο χρόνο, αλλά και την αμοιβή των εκπαιδευτών.

Ολοκλήρωση και δοκιμές: Είναι πολύ δύσκολο να προσδιορίσει κανείς εκ των προτέρων πόσος χρόνος θα χρειαστεί για το Integration & Testing ενός νέου συστήματος ERP. Το μόνο σίγουρο είναι ότι η επίσπευσή του θέτει το έργο σε κίνδυνο. Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει κανείς να περιμένει ότι η ολοκλήρωση και οι δοκιμές της εγκατάστασης θα χρειαστούν περισσότερο χρόνο από αυτόν που υπολογίστηκε. Κι αυτό ισχύει για έναν λόγο παραπάνω όταν η ολοκλήρωση αφορά και modules πέραν του ERP, όπως για παράδειγμα με ένα σύστημα e-commerce.

Η ουσιαστικότερη κίνηση που μπορεί να κάνει μια επιχείρηση για να είναι ρεαλιστικός ο προϋπολογισμός της για ένα έργο ERP είναι να αποδεχθεί την ύπαρξη του κρυφού κόστους και να την συνυπολογίσει στην αρχική της εκτίμηση, ακόμα κι αν αυτό αυξάνει -και όχι ασήμαντα- το συνολικό budget.

Source: softone